Il simulatore budget per numero invitati è un foglio di lavoro Excel in formato XLSX pensato per confrontare diversi scenari economici in base alle presenze previste al matrimonio.
Il file calcola tavoli, costi, imprevisti, totale e margine sul budget, controlla la capienza e riporta nel riepilogo l’esito dello scenario selezionato.
Come può aiutarti questo modello
- Confronta diversi numeri di invitati usando le stesse ipotesi economiche.
- Verifica per ogni scenario il rispetto del budget e della capienza.
- Stima il costo medio per persona e il margine ancora disponibile.
- Raccoglie in un riepilogo i risultati dello scenario scelto.
Cosa contiene il file
Come iniziare
1. Imposta le ipotesi
Nel foglio IPOTESI inserisci budget massimo, costi fissi, costo per persona, persone e costo per tavolo, percentuale per imprevisti e capienza massima.
2. Compila gli scenari
Nel foglio SCENARI assegna una descrizione a ogni alternativa e inserisci un numero intero di presenze previste.
3. Seleziona una sola alternativa
Confronta i risultati e imposta “Sì” nella colonna Scenario scelto per una sola riga, lasciando “No” nelle altre.
4. Leggi il riepilogo
Controlla totale stimato, margine, stato del budget, stato della capienza ed esito della scelta nel foglio Riepilogo.
Pianificare il budget in base agli invitati
Il numero di invitati incide sui costi per persona e sul numero di tavoli necessari. Il simulatore applica le medesime ipotesi a ogni scenario, rendendo più immediato osservare come cambia il totale al variare delle presenze.
Dati richiesti e logica di calcolo
Gli ingressi comprendono budget massimo, costi fissi, costo per persona, persone per tavolo, costo per tavolo, imprevisti e capienza. I risultati includono tavoli arrotondati per eccesso, costi per persone e tavoli, subtotale, imprevisti, totale, costo medio e margine.
Il totale stimato deriva dalla somma del subtotale e degli imprevisti. Il margine corrisponde invece al budget massimo meno il totale dello scenario.
Caso pratico con 150 invitati
Esempio fittizio: l’ingresso prevede budget di 30.000,00 €, costi fissi di 9.500,00 €, costo per persona di 105,00 €, 8 persone per tavolo, 120,00 € per tavolo, imprevisti del 5% e capienza di 180 persone. Con 150 invitati, il risultato è di 19 tavoli, un subtotale di 27.530,00 €, imprevisti per 1.376,50 € e un totale di 28.906,50 €.
L’interpretazione mostra un margine positivo di 1.093,50 € e presenze entro la capienza. La decisione può quindi essere quella di selezionare questo scenario, che nel riepilogo risulterebbe compatibile con budget e capienza.
Confronto con un foglio vuoto
Usa il file preparato quando i campi e i calcoli verificati corrispondono all’attività. Parti da un foglio vuoto quando serve un modello diverso e puoi creare e provare ogni campo e formula.
| Metodo | Preparazione | Calcoli e controllo | Quando è adatto |
|---|---|---|---|
| Questo file Excel | Usa la struttura preparata del file verificato | Controlla i calcoli e i risultati documentati | Flusso locale e modificabile supportato dal file |
| Foglio vuoto | Crea la struttura da zero | Costruisce e prova ogni formula e controllo | Modello diverso progettato per la propria organizzazione |
Errori comuni e soluzioni
Se le ipotesi contengono valori non validi, occorre correggere gli importi, le percentuali o i valori interi richiesti. Se uno scenario è incompleto, bisogna inserire descrizione e presenze valide. Quando più righe riportano “Sì”, la soluzione è ripristinare una selezione unica; se nessuna è selezionata, occorre scegliere lo scenario da riepilogare.
Limiti del simulatore
I risultati sono stime aggregate basate sui dati inseriti dall’utente. Il file non costituisce un preventivo, non effettua prenotazioni o pagamenti e non sostituisce le informazioni specifiche fornite da location, catering o altri fornitori.
Interpretare il riepilogo finale
L’esito combina il controllo economico con quello della capienza. Un margine positivo indica che il totale non supera il budget; lo stato della capienza segnala invece se le presenze restano entro il limite impostato. Se uno dei due controlli non è rispettato, lo scenario viene indicato come da rivedere.
Domande frequenti
Quanti scenari posso confrontare?
Il foglio SCENARI contiene 150 righe operative nelle quali inserire descrizione e numero di presenze previste.
Come viene calcolato il numero di tavoli?
Le presenze vengono divise per il numero di persone per tavolo e il risultato viene arrotondato per eccesso.
Quali costi entrano nel totale stimato?
Il calcolo somma costi fissi, costi per persona e costi dei tavoli, quindi applica al subtotale la percentuale prevista per gli imprevisti.
Cosa succede se seleziono più scenari?
Il file segnala che occorre selezionare un solo scenario. Per ottenere il riepilogo, una sola riga deve riportare “Sì”.
Il simulatore sostituisce un preventivo del fornitore?
No. Il modello produce stime basate sulle ipotesi inserite e non costituisce un preventivo, una prenotazione o un pagamento.
Responsabilità editoriale
Chiara BelliniOrganizzazione e calendario
Davide RinaldiFornitori e controllo dei costi
