Questa cartella di lavoro Excel aiuta a pianificare il budget delle mance ai fornitori del matrimonio, indicando destinatari, attività, importi previsti, responsabili e date di consegna.
Il file XLSX calcola gli importi in base a quantità e mancia unitaria, confronta il totale con il limite impostato e riepiloga le voci da pianificare, preparate, consegnate o non previste.
Come può aiutarti questo modello
- Riunisce in un solo registro destinatari, importi, responsabili e date.
- Calcola automaticamente il budget previsto per ogni voce.
- Distingue le mance aperte, preparate, consegnate e non previste.
- Mostra il margine disponibile rispetto al limite di budget impostato.
Cosa contiene il file
Come iniziare
1. Imposta i parametri
Nel foglio Parametri inserisci la data del matrimonio, il limite complessivo di budget, il limite indicativo per la mancia unitaria e i giorni dell'orizzonte di avviso.
2. Registra le mance previste
Nel foglio Mance compila una riga per ogni fornitore o squadra, specificando destinatario, attività, data, quantità e importo unitario.
3. Assegna responsabilità e stato
Indica chi gestirà la consegna e seleziona uno degli stati disponibili: Da pianificare, Preparata, Consegnata o Non prevista.
4. Registra la consegna
Quando una mancia viene consegnata, inserisci la data e l'importo effettivo, aggiorna lo stato e consulta il Riepilogo per verificare budget, scostamenti e voci ancora aperte.
Che cosa contiene il modello Excel
La cartella comprende un registro operativo per le mance, un riepilogo e un'area dedicata ai parametri modificabili. Ogni riga può riportare fornitore o squadra, destinatario, attività, data prevista, quantità, importo unitario, responsabile, stato, data di consegna e importo consegnato.
Il budget previsto di ogni voce deriva dalla quantità moltiplicata per la mancia unitaria. Lo scostamento mostra invece la differenza tra l'importo consegnato e quello previsto.
Organizzare destinatari e momenti di consegna
Una riga può rappresentare un singolo destinatario oppure una squadra. La quantità permette di applicare lo stesso importo unitario a più persone, mentre il responsabile identifica chi deve occuparsi della consegna.
Lo stato operativo distingue le decisioni ancora da completare, gli importi preparati, le consegne registrate e le mance non previste. Le date consentono di ordinare le attività e individuare quelle aperte comprese nell'orizzonte di avviso.
Caso pratico con dati fittizi
Ingresso: per l'Impresa Fittizia Aurora vengono indicate 8 persone, una mancia unitaria prevista di 20 euro e lo stato Preparata. → Risultato: il file calcola un budget previsto di 160 euro. → Interpretazione: la somma è stata predisposta, ma non risulta ancora consegnata perché mancano data e importo di consegna. → Decisione: dopo la consegna si registrano data e importo effettivo e si aggiorna lo stato a Consegnata.
Errori comuni e soluzioni
- Inserire manualmente il budget della voce: compila quantità e mancia unitaria, perché il totale viene calcolato dal foglio.
- Impostare Consegnata senza registrare l'importo: inserisci anche data e somma effettivamente consegnata per mantenere coerenti conteggi e totali.
- Usare quantità pari a zero: la convalida richiede almeno una persona; per una mancia non pianificata usa lo stato Non prevista e un importo unitario pari a zero.
- Confondere previsto e consegnato: consulta lo scostamento della singola riga per vedere la differenza tra i due valori.
Confronto con un foglio vuoto
Usa il file preparato quando i campi e i calcoli verificati corrispondono all’attività. Parti da un foglio vuoto quando serve un modello diverso e puoi creare e provare ogni campo e formula.
| Metodo | Preparazione | Calcoli e controllo | Quando è adatto |
|---|---|---|---|
| Questo file Excel | Usa la struttura preparata del file verificato | Controlla i calcoli e i risultati documentati | Flusso locale e modificabile supportato dal file |
| Foglio vuoto | Crea la struttura da zero | Costruisce e prova ogni formula e controllo | Modello diverso progettato per la propria organizzazione |
Limiti del modello
Il registro è predisposto per 100 voci e utilizza quattro stati fissi. L'avviso temporale considera le date comprese tra il giorno corrente e il numero di giorni impostato nei Parametri.
Il file non applica una convalida incrociata tra stato, data di consegna e importo consegnato. Inoltre, il budget previsto complessivo somma gli importi calcolati anche quando una riga è impostata come Non prevista; per non incrementare il totale, la relativa mancia unitaria può essere impostata a zero.
Dal riepilogo alla decisione
Il Riepilogo mostra il limite disponibile, il budget previsto, l'importo consegnato, il margine, le somme ancora da consegnare e la quota di budget già distribuita. Conta inoltre le voci per stato, quelle oltre il limite unitario e quelle aperte entro l'orizzonte di avviso.
Un margine negativo segnala che il totale previsto supera il limite impostato. Le voci sopra la soglia unitaria possono essere esaminate insieme alle quantità e ai destinatari per decidere quali importi modificare.
Domande frequenti
Quante mance posso registrare nel file?
Il foglio Mance è predisposto per un massimo di 100 voci, dalla riga 4 alla riga 103.
Come viene calcolato il budget previsto?
Per ogni riga il budget previsto corrisponde alla quantità moltiplicata per la mancia unitaria prevista. Il Riepilogo somma poi i risultati delle righe compilate.
Quali stati posso assegnare a una mancia?
Gli stati disponibili sono Da pianificare, Preparata, Consegnata e Non prevista. Servono a distinguere le decisioni aperte, le somme predisposte, le consegne registrate e le mance escluse dal piano operativo.
Che cosa succede alle voci con stato Non prevista?
Queste voci sono escluse dal calcolo dell'importo ancora da consegnare. Il budget previsto complessivo continua però a sommare l'eventuale importo calcolato nella riga, quindi è opportuno impostare a zero la mancia unitaria se non deve incidere sul totale.
Che cosa mostra il foglio Riepilogo?
Mostra data del matrimonio, limite di budget, totale previsto, importo consegnato, margine, somme ancora aperte, conteggi per stato, quota consegnata, voci oltre la soglia unitaria e attività comprese nell'orizzonte di avviso.
Responsabilità editoriale
Chiara BelliniOrganizzazione e calendario
Davide RinaldiFornitori e controllo dei costi
