Questo modello Excel per il budget del matrimonio permette di confrontare preventivo, importo impegnato e consuntivo registrato per ogni voce di spesa.
La cartella di lavoro XLSX comprende un registro con 100 righe operative, un riepilogo generale e per categoria e un foglio dedicato a categorie, stati, responsabili e limiti modificabili.
Come può aiutarti questo modello
- Evidenzia quanto ogni voce si discosta dal preventivo.
- Riunisce preventivo, impegnato e consuntivo in un solo registro.
- Riepiloga gli importi complessivi e i risultati per categoria.
- Riduce gli errori di inserimento tramite elenchi e limiti preimpostati.
Cosa contiene il file
Come iniziare
1. Personalizza i parametri
Nel foglio Parametri aggiorna le dieci categorie, gli stati, i responsabili e i limiti ammessi per date, quantità e importi.
2. Inserisci le voci di spesa
Nel foglio Budget compila le celle di input con categoria, attività, data, quantità, preventivo unitario, fornitore, responsabile e stato.
3. Aggiorna impegnato e consuntivo
Registra l'importo impegnato quando confermi una spesa e inserisci il consuntivo quando conosci il costo effettivo. Le formule calcolano automaticamente gli scostamenti.
4. Interpreta il riepilogo
Consulta gli indicatori, il confronto per categoria e il grafico. Gli scostamenti positivi indicano importi superiori al preventivo.
Dati gestiti dal registro del matrimonio
Ogni riga del foglio Budget raccoglie categoria, voce o attività, data, quantità, preventivo unitario, importi impegnati e consuntivi, fornitore, responsabile e stato. Il preventivo totale viene calcolato moltiplicando quantità e costo unitario.
Le colonne finali mostrano la differenza tra impegnato e preventivo, la differenza tra consuntivo e preventivo e lo scostamento consuntivo percentuale.
Come interpretare gli scostamenti
Un valore positivo segnala che l'impegnato o il consuntivo supera il preventivo della voce. Un valore negativo indica invece un importo inferiore a quello preventivato.
Nel Riepilogo sono disponibili i totali generali, il numero di voci inserite, le voci oltre preventivo, quelle da verificare e la copertura dei consuntivi. Il confronto per categoria e il grafico considerano preventivo e consuntivo.
Caso pratico con dati fittizi
Esempio fittizio: come ingresso, una voce di ricevimento riporta quantità 90 e preventivo unitario di 145 €, oltre a 13.200 € impegnati e 13.410 € consuntivi. Il risultato è un preventivo totale di 13.050 €, uno scostamento impegnato di 150 € e uno scostamento consuntivo di 360 €, pari a circa il 2,76%.
L'interpretazione è che la voce ha superato il preventivo. La decisione operativa può essere ridurre un'altra voce ancora pianificata oppure aggiornare la distribuzione degli importi tra le categorie.
Errori e soluzioni durante la compilazione
Le celle vuote nei risultati dipendono spesso dalla mancanza della descrizione, della quantità o del preventivo unitario. Per ottenere il preventivo totale occorre compilare tutti e tre i dati richiesti.
- Se manca l'impegnato, il relativo scostamento non viene calcolato: inserire l'importo confermato.
- Se manca il consuntivo, lo scostamento finale e la percentuale restano vuoti: registrare il costo effettivo quando disponibile.
- Se una data, una quantità o un importo non viene accettato, controllare i limiti nel foglio Parametri.
- Se una categoria o uno stato non compare nell'elenco, aggiornare il valore corrispondente in Parametri.
Confronto con un foglio di calcolo vuoto
La tabella confronta l'intera cartella operativa, composta da Riepilogo, Budget e Parametri, con un foglio di calcolo vuoto creato da zero.
| Aspetto | Modello Excel operativo | Foglio di calcolo vuoto |
|---|---|---|
| Struttura | Tre fogli già organizzati per registro, riepilogo e parametri. | Colonne, riepiloghi e aree di servizio devono essere progettati. |
| Calcoli | Preventivi totali e scostamenti sono calcolati sulle 100 righe predisposte. | Formule e intervalli devono essere creati e copiati. |
| Controlli di inserimento | Sono presenti elenchi e limiti per categorie, date, quantità, importi, responsabili e stati. | I controlli dipendono dalla configurazione scelta dall'utente. |
| Sintesi | Include indicatori complessivi, risultati per dieci categorie e un grafico. | Indicatori e grafici devono essere aggiunti separatamente. |
| Adattabilità | Consente di modificare gli elenchi e i limiti previsti nel foglio Parametri. | Offre una struttura libera, da costruire secondo esigenze specifiche. |
Il modello è più adatto quando serve una struttura pronta per confrontare preventivo, impegnato e consuntivo. Un foglio vuoto è più adatto quando occorre progettare campi e calcoli diversi da quelli già predisposti.
Limiti operativi del modello
Il registro comprende 100 righe, dalla 5 alla 104, mentre il riepilogo per categoria utilizza le dieci categorie presenti in Parametri. Aggiungere altre righe o categorie richiede l'adeguamento degli intervalli, delle formule e delle convalide.
Il grafico confronta preventivo e consuntivo, ma non rappresenta l'impegnato per categoria. Le formule percentuali restano vuote quando il preventivo totale è zero o quando manca il consuntivo.
Organizzare il controllo per categoria
Le categorie disponibili sono Cerimonia, Ricevimento, Abiti, Foto e video, Musica, Fiori e allestimenti, Trasporti, Partecipazioni, Bomboniere e Varie. La selezione coerente della categoria consente al Riepilogo di aggregare preventivo e consuntivo.
I filtri della tabella permettono di isolare una categoria, un responsabile, uno stato o un fornitore e di concentrarsi sulle voci con scostamenti da gestire.
Domande frequenti
Quali celle devo compilare nel foglio Budget?
Compila categoria, voce o attività, data, quantità, preventivo unitario, impegnato, consuntivo, fornitore, responsabile e stato. Preventivo totale e scostamenti sono colonne calcolate automaticamente.
Che cosa significa uno scostamento positivo?
Significa che l'importo impegnato o consuntivo è superiore al preventivo totale della stessa voce. Uno scostamento negativo indica invece un importo inferiore.
Posso lasciare vuoto il consuntivo?
Sì. Finché il consuntivo non viene inserito, lo scostamento consuntivo in euro e in percentuale resta vuoto e l'indicatore di copertura riflette i consuntivi registrati.
Posso modificare categorie, stati e responsabili?
Sì. I valori utilizzati dagli elenchi del registro si trovano nel foglio Parametri. Il modello prevede dieci posizioni per le categorie e sei per stati e responsabili.
Il modello può contenere più di 100 voci?
La configurazione disponibile copre le righe dalla 5 alla 104. Per superare 100 voci è necessario estendere tabella, formule, convalide e intervalli usati dal riepilogo.
Responsabilità editoriale
Chiara BelliniOrganizzazione e calendario
Davide RinaldiFornitori e controllo dei costi
