Questo file Excel permette di confrontare i preventivi dei fornitori del matrimonio considerando importi, quantità, inclusioni, condizioni e stato delle offerte.
La cartella di lavoro XLSX collega ogni preventivo al budget indicativo dell’attività, calcola costo unitario e scostamento e riassume i dati inseriti per agevolare la decisione.
Come può aiutarti questo modello
- Rende confrontabili offerte con costi, quantità e condizioni differenti.
- Evidenzia automaticamente le offerte entro budget e quelle oltre budget.
- Raccoglie inclusioni, esclusioni, responsabili e stati in un unico registro.
- Mostra indicatori complessivi e risultati distinti per attività.
Cosa contiene il file
Come iniziare
1. Configura attività e budget
Apri il foglio Parametri e aggiorna le dieci attività e i relativi budget indicativi in base alle esigenze del matrimonio.
2. Inserisci i preventivi
Nel foglio Preventivi sostituisci gli esempi fittizi e compila attività, fornitore, data, quantità, importo, inclusioni, condizioni, responsabile e stato.
3. Controlla i risultati calcolati
Verifica costo unitario, budget associato, scostamento e valutazione automatica. Completa i dati mancanti quando compare Dati da verificare.
4. Filtra e confronta
Usa i filtri per esaminare una singola attività o uno stato, quindi consulta il Riepilogo prima di aggiornare la decisione sull’offerta.
Organizzare preventivi eterogenei
Il foglio Preventivi funziona come registro unico per offerte che possono differire per attività, quantità, importo e condizioni. Ogni riga accoglie anche il fornitore, la data, il responsabile e lo stato, così gli elementi economici restano affiancati alle informazioni descrittive.
Gli elenchi e i limiti configurati nel foglio Parametri guidano l’inserimento di attività, date, quantità, importi e stati.
Leggere costi e budget
Per ogni riga compilata, il file divide l’importo per la quantità quando entrambi i valori sono numerici. Recupera inoltre il budget indicativo dell’attività e calcola la differenza tra offerta e budget.
La lettura per attività nel Riepilogo mostra numero di preventivi, budget, importo medio, somma comparativa e scostamento medio. La somma include le alternative registrate e non coincide necessariamente con la spesa prevista per il matrimonio.
Caso pratico con offerte fittizie
Ingresso: per il Catering sono presenti due esempi fittizi da 120 persone, con importi di 8.600 e 9.400 euro rispetto a un budget indicativo di 9.000 euro.
Risultato: il file calcola costi unitari di 71,67 e 78,33 euro, scostamenti di −400 e 400 euro e valutazioni rispettivamente Entro budget e Oltre budget.
Interpretazione: la prima offerta costa meno, ma indica le bevande come extra; la seconda include menu e bevande, con condizioni ancora da verificare.
Decisione: i risultati suggeriscono di chiarire extra e condizioni prima di aggiornare lo stato. Il solo scostamento non determina automaticamente quale offerta selezionare.
Errori e soluzioni
- Se attività e importo non sono coerenti, ricontrolla la categoria scelta e il budget associato nel foglio Parametri.
- Se quantità o importo mancano, completa entrambi i campi per ottenere il costo unitario.
- Quando appare Dati da verificare, controlla che l’importo sia numerico e che l’attività disponga di un budget.
- Non interpretare la somma comparativa come spesa finale: può includere più offerte alternative per la stessa attività.
- Non sovrascrivere le colonne calcolate dedicate a costo unitario, budget, scostamento e valutazione.
Confronto con un foglio vuoto
Usa il file preparato quando i campi e i calcoli verificati corrispondono all’attività. Parti da un foglio vuoto quando serve un modello diverso e puoi creare e provare ogni campo e formula.
| Metodo | Preparazione | Calcoli e controllo | Quando è adatto |
|---|---|---|---|
| Questo file Excel | Usa la struttura preparata del file verificato | Controlla i calcoli e i risultati documentati | Flusso locale e modificabile supportato dal file |
| Foglio vuoto | Crea la struttura da zero | Costruisce e prova ogni formula e controllo | Modello diverso progettato per la propria organizzazione |
Limiti del modello
Il registro contiene 100 righe e il riepilogo utilizza le dieci attività configurate nell’intervallo previsto. Il file non include grafici, tabelle Excel strutturate o una graduatoria automatica dei fornitori.
Le inclusioni e le condizioni restano informazioni testuali e non modificano i calcoli. Anche lo stato dell’offerta deve essere aggiornato nel registro quando cambia la decisione.
Dal riepilogo alla decisione
Gli indicatori generali mostrano quanti preventivi sono compilati, quante attività hanno almeno un’offerta, gli importi minimo, massimo e medio e il numero di offerte entro o oltre budget.
Per decidere, filtra prima le offerte della stessa attività, confronta importi e costi unitari, leggi inclusioni e condizioni e infine assegna lo stato Da valutare, In verifica, Selezionato o Scartato.
Domande frequenti
Quanti preventivi posso inserire nel file Excel?
Il foglio Preventivi dispone di 100 righe operative, dalla riga 5 alla riga 104.
Dove posso modificare attività e budget?
Le dieci attività e i rispettivi budget indicativi si trovano nel foglio Parametri, nell’intervallo utilizzato dagli elenchi e dalle formule del file.
Che cosa significa Dati da verificare?
La dicitura compare quando l’attività è presente ma l’importo o il budget associato non consente di completare la valutazione rispetto al budget.
Come viene calcolato il costo unitario?
Il costo unitario corrisponde all’importo diviso per la quantità e viene mostrato soltanto quando entrambi i campi contengono valori numerici.
La somma comparativa indica il costo finale del matrimonio?
No. Somma tutti gli importi registrati, comprese eventuali offerte alternative per la stessa attività, e serve quindi come indicatore comparativo.
Responsabilità editoriale
Chiara BelliniOrganizzazione e calendario
Davide RinaldiFornitori e controllo dei costi
