Questa cartella di lavoro Excel aiuta a pianificare il budget del matrimonio, registrando costi previsti ed effettivi e mantenendo sotto controllo la somma disponibile dopo la riserva.
Il file XLSX comprende un riepilogo, un registro con 100 righe e un foglio di parametri per modificare budget obiettivo, data dell’evento, limiti di inserimento e tetti delle categorie.
Come può aiutarti questo modello
- Separa la riserva dal budget disponibile per le spese.
- Confronta importi previsti, importi effettivi e scostamenti.
- Controlla l’impegno complessivo e il residuo di ogni categoria.
- Raccoglie in un unico registro voci, fornitori, responsabili, stati e date.
Cosa contiene il file
Come iniziare
1. Imposta budget, riserva e data
Apri il foglio Parametri e modifica il budget obiettivo, la percentuale di riserva e la data del matrimonio.
2. Distribuisci i tetti di spesa
Assegna un importo massimo alle otto categorie preconfigurate e verifica che la loro somma sia coerente con il budget disponibile.
3. Registra preventivi e costi
Nel foglio Budget inserisci categoria, voce, fornitore, responsabile, stato, data, quantità, costo unitario previsto ed eventuale importo effettivo.
4. Controlla il riepilogo
Consulta totali, impegno di controllo, residuo disponibile, scostamenti, margini sui tetti e giorni mancanti all’evento.
Come funziona il budget matrimonio Excel
Il file collega i fogli Parametri, Budget e Riepilogo. Nei Parametri si definiscono il budget obiettivo, la percentuale di riserva, la data dell’evento e i tetti delle categorie. Il registro raccoglie le singole spese, mentre il Riepilogo aggrega i dati.
Per ogni voce attiva, l’impegno di controllo usa l’importo effettivo quando è disponibile e, in alternativa, quello previsto. Se lo stato è Annullato, il valore di controllo è zero.
Caso pratico con importi fittizi
Ingresso: in una copia di prova con due sole voci si impostano un budget di 32.000 euro, una riserva del 10%, la Location con 1 unità da 6.500 euro e 6.650 euro effettivi, e la Ristorazione con 90 coperti da 105 euro e 9.600 euro effettivi. Imprese e referenti restano fittizi.
Risultato: la riserva è 3.200 euro e il disponibile per le spese è 28.800 euro. Le due previsioni ammontano a 15.950 euro, l’impegno di controllo a 16.250 euro e il residuo disponibile a 12.550 euro. Entrambe le voci hanno uno scostamento positivo di 150 euro.
Interpretazione: con tetti di 7.000 euro per la Location e 12.000 euro per la Ristorazione, i residui di categoria sono rispettivamente 350 e 2.400 euro. I costi effettivi superano le previsioni, ma non i tetti considerati.
Decisione: si può mantenere intatta la riserva e riesaminare le spese successive prima di impegnare il residuo, aggiornando le previsioni che risultano troppo basse.
Errori frequenti e soluzioni
Errori frequenti:
- Compilare la quantità senza il costo unitario lascia vuoto l’importo previsto: inserire entrambi i valori.
- Lasciare attiva una spesa cancellata continua a farla incidere sui calcoli: selezionare lo stato Annullato.
- Confondere uno scostamento positivo con un risparmio porta a una lettura errata: un valore positivo indica che l’effettivo supera il previsto.
- Assegnare tetti superiori al disponibile produce un margine negativo: ridistribuire i limiti tra le categorie.
- Inserire una data fuori dall’intervallo ammesso genera un dato non valido: modificare prima le date minima e massima nei Parametri.
Confronto con un foglio vuoto
Usa il file preparato quando i campi e i calcoli verificati corrispondono all’attività. Parti da un foglio vuoto quando serve un modello diverso e puoi creare e provare ogni campo e formula.
| Metodo | Preparazione | Calcoli e controllo | Quando è adatto |
|---|---|---|---|
| Questo file Excel | Usa la struttura preparata del file verificato | Controlla i calcoli e i risultati documentati | Flusso locale e modificabile supportato dal file |
| Foglio vuoto | Crea la struttura da zero | Costruisce e prova ogni formula e controllo | Modello diverso progettato per la propria organizzazione |
Limiti operativi del modello
Il registro è predisposto per 100 voci e utilizza otto categorie preconfigurate. L’aggiunta di altre righe o categorie richiede di adeguare formule, riepilogo e convalide.
I valori iniziali consentono quantità fino a 500, importi fino a 50.000 euro per campo e date dal 1° gennaio 2026 al 31 dicembre 2035; questi limiti sono modificabili nei Parametri entro le convalide previste. Gli esempi non rappresentano prezzi garantiti né preventivi reali.
Categorie, stati e controlli di inserimento
Le categorie disponibili sono Location, Ristorazione, Abbigliamento, Fotografia e video, Musica, Fiori e allestimenti, Trasporti, Cancelleria e bomboniere. I relativi tetti possono essere modificati nel foglio Parametri.
Ogni voce può assumere gli stati Da valutare, Preventivato, Confermato, Saldato o Annullato. Le convalide limitano inoltre date, quantità, costi unitari e importi effettivi agli intervalli impostati.
Come leggere il riepilogo
Il totale previsto somma le previsioni non annullate, mentre il totale effettivo considera gli importi effettivi compilati delle voci non annullate. Il residuo disponibile sottrae l’impegno di controllo dal budget rimasto dopo la riserva.
Il margine sui tetti confronta il disponibile con la somma dei limiti di categoria. Il riepilogo mostra anche il numero di voci registrate, quelle con scostamento positivo, i giorni mancanti all’evento e un grafico dell’impegno di controllo per categoria.
Domande frequenti
Quante spese posso registrare?
Il foglio Budget contiene 100 righe utilizzabili, dalla riga 6 alla riga 105.
Come viene calcolato l’importo previsto?
L’importo previsto è il prodotto tra quantità e costo unitario previsto. Se manca uno dei due dati, il risultato rimane vuoto.
Le voci annullate incidono sui totali?
No. Una voce con stato Annullato ha un importo di controllo pari a zero ed è esclusa dai totali previsti ed effettivi del riepilogo.
Posso cambiare la percentuale di riserva?
Sì. La percentuale si modifica nel foglio Parametri e accetta valori compresi tra 0% e 50%.
Che cosa indica uno scostamento positivo?
Indica che l’importo effettivo è superiore a quello previsto. Il Riepilogo conta automaticamente le voci con uno scostamento maggiore di zero.
Responsabilità editoriale
Chiara BelliniOrganizzazione e calendario
Davide RinaldiFornitori e controllo dei costi
