Questo modello Excel per il controllo dei saldi dei fornitori di nozze raccoglie importi concordati, acconti, scadenze e stati in un registro predisposto per 100 posizioni.
Il file XLSX calcola i saldi residui, distingue le scadenze prima, nel giorno o dopo l’evento e presenta avvisi operativi, indicatori riepilogativi e un grafico.
Come può aiutarti questo modello
- Riunisce scadenze, importi e acconti dei fornitori in un solo registro.
- Distingue i saldi dovuti prima, nel giorno e dopo l’evento.
- Evidenzia le posizioni scadute, in scadenza o ancora da pianificare.
- Riepiloga importi concordati, somme versate e saldo residuo complessivo.
Cosa contiene il file
Come iniziare
1. Imposta i parametri
Inserisci la data delle nozze, i giorni di preavviso, il limite per singolo importo e l’intervallo di date ammesso nel foglio Parametri.
2. Registra i fornitori
Compila fornitore, servizio, responsabile, scadenza del saldo, importo concordato e acconti nel foglio Saldi fornitori.
3. Aggiorna il controllo
Seleziona lo stato appropriato, indica la data dell’ultimo controllo e consulta il saldo residuo, la collocazione della scadenza e l’avviso operativo calcolati dal file.
4. Consulta il riepilogo
Esamina i totali, la quota degli importi coperta, le scadenze aperte e la ripartizione dei saldi prima, nel giorno e dopo l’evento.
Come funziona il controllo dei saldi
Il registro collega l’importo concordato agli acconti già inseriti e calcola il saldo residuo. La data di scadenza viene confrontata con la data delle nozze per classificare ogni posizione come precedente, coincidente o successiva all’evento.
L’avviso operativo usa anche la data corrente e la soglia di preavviso impostata nei parametri, distinguendo le posizioni scadute, in scadenza e da pianificare.
Caso pratico con un fornitore fittizio
Ingresso: per Servizi Fittizi Aurora S.r.l. vengono registrati 1.400 euro di importo concordato, 500 euro di acconti e la scadenza dell’8 settembre 2026, mentre l’evento è fissato al 26 settembre 2026.
Risultato: il file calcola un saldo residuo di 900 euro e colloca la scadenza prima dell’evento. Interpretazione: la posizione presenta ancora un importo da gestire prima delle nozze. Decisione: inserirla tra le scadenze precedenti all’evento e aggiornare lo stato del controllo dopo ogni variazione registrata.
Errori frequenti e soluzioni
Importi incoerenti: se un valore non è numerico o gli acconti superano l’importo concordato, il saldo mostra “Verificare importi”. Correggi i valori nelle colonne dedicate rispettando il limite impostato nei parametri.
Date non valide: una scadenza assente o non riconosciuta può produrre “Data da verificare”. Inserisci una data compresa nell’intervallo consentito e controlla che la data dell’evento sia impostata correttamente.
Se il saldo è pari a zero, l’avviso diventa “Nessun saldo”; se la posizione è ancora aperta, aggiorna anche lo stato e la data dell’ultimo controllo.
Confronto con un foglio vuoto
Usa il file preparato quando i campi e i calcoli verificati corrispondono all’attività. Parti da un foglio vuoto quando serve un modello diverso e puoi creare e provare ogni campo e formula.
| Metodo | Preparazione | Calcoli e controllo | Quando è adatto |
|---|---|---|---|
| Questo file Excel | Usa la struttura preparata del file verificato | Controlla i calcoli e i risultati documentati | Flusso locale e modificabile supportato dal file |
| Foglio vuoto | Crea la struttura da zero | Costruisce e prova ogni formula e controllo | Modello diverso progettato per la propria organizzazione |
Limiti del file operativo
Limiti operativi: il registro dispone di 100 righe, non esegue pagamenti e basa gli avvisi di scadenza sulla funzione TODAY, quindi il loro stato può cambiare quando il file viene ricalcolato.
La soglia iniziale di preavviso è di 14 giorni, il limite per singolo importo è modificabile e le date ammesse dipendono dall’intervallo configurato. I nomi e i dati già presenti sono esempi fittizi.
Come leggere il riepilogo
Il foglio Riepilogo mostra il numero di fornitori registrati, le posizioni con saldo aperto, il totale concordato, gli acconti, il residuo complessivo e la quota degli importi coperta.
Presenta inoltre il saldo con scadenza prima dell’evento, il numero di posizioni scadute o in avvicinamento e la distribuzione del residuo prima, nel giorno e dopo le nozze.
Domande frequenti
Quanti fornitori posso inserire nel registro?
Il foglio Saldi fornitori contiene 100 righe operative, dalla riga 4 alla riga 103.
Come viene calcolato il saldo residuo?
Il saldo residuo corrisponde all’importo concordato meno gli acconti registrati. Se gli acconti superano il totale o gli importi non sono numerici, il file segnala che devono essere verificati.
Come vengono distinte le scadenze prima e dopo le nozze?
La data di scadenza di ogni fornitore viene confrontata con la data dell’evento impostata nel foglio Parametri, generando le categorie prima dell’evento, nel giorno dell’evento e dopo l’evento.
Quando compare l’avviso “In scadenza”?
L’avviso compare per un saldo aperto quando la scadenza non è ancora superata e rientra nel numero di giorni di preavviso configurato, inizialmente pari a 14.
Posso modificare le soglie del file Excel?
Sì. Nel foglio Parametri puoi modificare la data dell’evento, i giorni di preavviso, il limite per singolo importo e l’intervallo delle date consentite.
Responsabilità editoriale
Chiara BelliniOrganizzazione e calendario
Davide RinaldiFornitori e controllo dei costi
