Questo foglio di calcolo Excel consente di registrare gli acconti dei fornitori del matrimonio, le scadenze, le date di versamento e gli importi ancora da saldare.
La cartella di lavoro XLSX comprende un registro operativo, un riepilogo con indicatori e grafico e un foglio di parametri modificabili. Le righe già compilate contengono esclusivamente esempi fittizi da sostituire con dati verificati.
Come può aiutarti questo modello
- Riunire importi, scadenze e versamenti dei fornitori in un unico registro.
- Individuare le righe scadute, in scadenza, incomplete o da verificare.
- Confrontare caparre previste, acconti registrati e saldo residuo complessivo.
- Assegnare ogni fornitore a un servizio e a un responsabile selezionabili.
Cosa contiene il file
Come iniziare
1. Configura i parametri
Apri il foglio Parametri e imposta la data del matrimonio, la data minima registrabile, la soglia di avviso e l’importo massimo. Puoi anche sostituire le voci presenti negli elenchi dei responsabili e dei servizi.
2. Compila il registro
Nel foglio Acconti sostituisci gli esempi fittizi e inserisci fornitore, servizio, responsabile, importo concordato, caparra prevista e scadenza.
3. Registra il versamento
Quando effettui un pagamento, compila Acconto registrato e Data versamento. Il saldo residuo e lo stato dell’acconto vengono calcolati nelle rispettive colonne.
4. Controlla il riepilogo
Consulta il foglio Riepilogo per leggere i totali economici, la copertura delle caparre previste, il grafico degli importi e il numero di righe associate ai principali stati operativi.
A cosa serve il registro degli acconti
Il file organizza in un solo quadro economico gli impegni assunti con i fornitori del matrimonio. Per ogni riga collega il servizio acquistato all’importo concordato, alla caparra prevista, al versamento effettuato e al saldo ancora dovuto.
Il riepilogo somma gli importi presenti nel registro e mostra anche la percentuale di copertura delle caparre previste. Il grafico confronta importo concordato, caparre previste, acconti registrati e saldo residuo.
Dati da registrare per ogni fornitore
I principali dati di ingresso sono fornitore, servizio, responsabile, importo concordato, caparra prevista, scadenza della caparra, acconto registrato, data del versamento e note.
- Servizio e responsabile utilizzano gli elenchi predisposti nel foglio Parametri.
- Importi e date sono soggetti alle convalide configurate nel file.
- Saldo residuo e stato dell’acconto sono campi calcolati e non richiedono inserimento.
Caso pratico con un fornitore fittizio
Ingresso: per Studio Luce Inventata S.r.l. (fittizio) vengono indicati 2.800 € di importo concordato, 600 € di caparra prevista, 600 € di acconto registrato e una data di versamento non futura compresa nei limiti impostati.
Risultato: il registro calcola un saldo residuo di 2.200 € e assegna lo stato Acconto registrato.
Interpretazione: la caparra prevista risulta coperta, mentre il contratto non è ancora interamente saldato.
Decisione: i 2.200 € residui possono essere mantenuti nel budget da saldare e pianificati in base ai documenti e agli accordi disponibili.
Errori frequenti e soluzioni
Se mancano l’importo concordato o la caparra prevista, la riga può risultare Da completare. Occorre compilare i campi mancanti senza modificare le colonne calcolate.
Importi negativi, caparre superiori all’importo concordato, acconti superiori al totale, date di versamento future o la presenza di un acconto senza la relativa data possono produrre lo stato Da verificare. La soluzione consiste nel correggere i dati incoerenti sulla base dei documenti disponibili.
Lasciare nel registro gli esempi fittizi altera totali e conteggi. Prima dell’uso operativo è quindi necessario sostituirli o eliminarne i valori inseriti.
Confronto con un foglio vuoto
Usa il file preparato quando i campi e i calcoli verificati corrispondono all’attività. Parti da un foglio vuoto quando serve un modello diverso e puoi creare e provare ogni campo e formula.
| Metodo | Preparazione | Calcoli e controllo | Quando è adatto |
|---|---|---|---|
| Questo file Excel | Usa la struttura preparata del file verificato | Controlla i calcoli e i risultati documentati | Flusso locale e modificabile supportato dal file |
| Foglio vuoto | Crea la struttura da zero | Costruisce e prova ogni formula e controllo | Modello diverso progettato per la propria organizzazione |
Limiti del modello
Il registro è predisposto per 100 righe e considera un importo di acconto e una data di versamento per ciascuna riga. Non contiene campi separati per più tranche dello stesso fornitore e non archivia ricevute, contratti o altri allegati.
Gli stati dipendono dai dati inseriti, dalla data corrente e dai parametri configurati. Il file non può confermare autonomamente che un pagamento sia avvenuto o che un importo coincida con i documenti disponibili.
Come interpretare il riepilogo
Importo concordato, caparre previste, acconti registrati e saldo residuo derivano dalle righe compilate nel foglio Acconti. La copertura delle caparre previste esprime il rapporto complessivo tra acconti registrati e caparre previste.
I conteggi operativi distinguono righe Scadute, In scadenza, Da verificare, Da completare, con Acconto registrato, Saldate o senza acconto previsto. La percentuale complessiva va letta insieme agli stati delle singole righe, perché un totale aggregato non descrive da solo la situazione di ogni fornitore.
Domande frequenti
Quanti fornitori posso inserire nel registro?
Il foglio Acconti è predisposto per 100 righe operative, comprese tra la riga 4 e la riga 103.
Come viene calcolato il saldo residuo?
Il saldo residuo corrisponde all’importo concordato meno l’acconto registrato. Se il fornitore o l’importo concordato non sono compilati, la cella calcolata rimane vuota.
Che cosa significa lo stato In scadenza?
Indica una caparra non ancora coperta la cui scadenza rientra nella soglia di avviso impostata nel foglio Parametri. Il valore iniziale della soglia è 14 giorni ed è modificabile.
Posso personalizzare responsabili e servizi?
Sì. Nel foglio Parametri puoi sostituire le voci presenti negli intervalli predisposti per i quattro responsabili e i dieci servizi utilizzati dagli elenchi del registro.
Il file gestisce più versamenti separati per lo stesso fornitore?
La struttura prevede un solo importo di acconto registrato e una sola data di versamento per riga. Non sono presenti colonne distinte per documentare più tranche dello stesso fornitore.
Responsabilità editoriale
Chiara BelliniOrganizzazione e calendario
Davide RinaldiFornitori e controllo dei costi
